La gran cantidad de documentación que almacenan las empresas es un gran problema que éstas están experimentando en la actualidad.
Hemos realizado un estudio que demuestra que, en empresas medianas (entre 50 y 200 empleados) se pueden generar aproximadamente entre 5.000 y 20.000 documentos de media al año. Además, al ser en su mayoría casos de documentación legal, fical e incluso en muchos casos confidencial, es importante asegurarnos de que esté organizada, segura y disponible en cualquier momento. Pero, ¿cómo podemos conseguir esto?
La solución a este problema lo conseguimos con lo que nosotros denominamos Gestión Documental. Por ello, en este artículo explicaremos la definición de esta actividad y los beneficios que aportan a las organizaciones que lo utilizan de manera adecuada, así como sus principales inconvenientes.
Como tal, la gestión documental trata de una serie de procesos, normas y acciones que facilitan la organización de la documentación. De este modo, será más sencillo recuperar la información de los documentos, determinar cuánto tiempo deben almacenarse, destruir los que ya no sean esenciales y priorizar en la conservación de los realmente necesarios.
Un Sistema de Gestión Documental con OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) Inteligente es una solución tecnológica avanzada diseñada para optimizar la organización, búsqueda y clasificación de todo tipo de documentos en entornos empresariales. Mediante la previa digitalización de todos los documentos conseguimos utilizando reglas inteligentes y procesos automatizados nos ayudan a mejorar la accesibilidad y utilidad de la información contenida en documentos físicos y digitales.
Características Principales de la gestión documental:
OCR Inteligente: Utilizamos tecnología OCR avanzada para convertir imágenes y textos en documentos en archivos de texto editable, facilitando la indexación y búsqueda de contenido por cualquier tipo de palabra, importe o dato contenido en los documentos.
Búsqueda Avanzada: Implementamos algoritmos de búsqueda inteligente que permiten localizar documentos específicos a través de palabras clave, frases, metadatos o reglas avanzadas.
Clasificación Automática: Organizamos automáticamente los documentos en categorías predefinidas o personalizadas, agilizando el proceso de archivado de documentos y facilitando la recuperación de información.
Integración con Sistemas Existentes: Podemos integrar sin inconvenientes con sistemas de gestión empresarial y otras plataformas, garantizando una transición fluida y una experiencia de usuario que realmente aporta valor.
Interfaz Intuitiva: Ofrecemos una interfaz de usuario intuitiva que simplifica la navegación, la localización de archivos y el uso del sistema, permitiendo a los usuarios acceder rápida y fácilmente a la información que necesitan
Beneficios de la gestión documental
Acceso Rápido a la Información: Facilita la búsqueda y recuperación de documentos mediante funciones de búsqueda avanzada. Esto significa que los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan, lo que mejora la toma de decisiones y la productividad general.
Mejora la Productividad de tus empleados: Facilita el acceso rápido a la información, permitiendo a las personas y departamentos centrarse en tareas más estratégicas en lugar de perder tiempo en la gestión de documentos.
Reduce de Errores: Minimiza errores asociados con la pérdida de documentos o la clasificación incorrecta gracias a la automatización y precisión del OCR.
Mejora en la Eficiencia Administrativa: Facilita la administración y supervisión de documentos al proporcionar herramientas que simplifican la creación de informes, el seguimiento de versiones y la auditoría interna.
Eficiencia Operativa: Optimiza los flujos de trabajo de tu empresa al reducir el tiempo dedicado a la búsqueda manual y la clasificación de documentos.
Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con regulaciones y estándares legales al gestionar de manera segura y auditada la información documental
Ahorro de Espacio y Recursos: Al facilitar la transición hacia documentos digitales y reducir la dependencia de archivos físicos, se ahorra espacio de almacenamiento y se minimiza el uso de recursos como papel y tinta.
Ayuda al proceso de Transformación Digital de tu empresa: Contribuye a la estrategia de transformación digital de la empresa al adoptar tecnologías modernas que mejoran la eficiencia y la competitividad en un entorno empresarial cada vez más digital.
Optimiza los de Flujos de Trabajo: Un sistema de gestión documental mejora la eficiencia al automatizar procesos relacionados con la creación, revisión, aprobación y archivo de documentos. Esto reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y mejora la fluidez de los flujos de trabajo.
Reducción de Errores: Minimiza la posibilidad de errores asociados con la gestión manual de documentos, como la pérdida de archivos o la clasificación incorrecta. Un sistema automatizado asegura una mayor precisión y consistencia en la gestión de documentos.
Colaboración Mejorada: Permite una colaboración más efectiva al facilitar el acceso compartido y controlado a documentos. Varios usuarios pueden trabajar en documentos de manera simultánea, lo que promueve la colaboración y la cohesión del equipo.
Seguridad de la Información: Los sistemas de gestión documental suelen contar con medidas de seguridad avanzadas, como el control de acceso y la encriptación, lo que protege la confidencialidad de la información sensible y garantiza el cumplimiento de normativas de privacidad.
Cumplimiento Normativo: Ayuda a la empresa a cumplir con regulaciones y estándares legales al mantener un registro seguro y rastreable de la información documental. Esto es especialmente importante en industrias altamente reguladas.
